La digitalisation des contrats de marché


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GSE, Contractant global en immobilier d’entreprise depuis plus de 40 ans


Acteur incontournable du marché de l’immobilier des entreprises, GSE a placé l’innovation au cœur de son développement afin de satisfaire ses clients.

La motivation des équipes de GSE ? Pouvoir être fiers de leur travail et gagner la satisfaction de leurs clients par la qualité de conception et de réalisation de leurs constructions.


Les chiffres clés GSE

L’objectif est simple : passez au zero papier !GSE GROUP

Doté d'une politique RSE forte et rigoureuse et une démarche environnementale de haute qualité, le groupe GSE s’est lancé dans un nouveau défi : la signature électronique !

L’objectif en est simple : Passer au ZERO PAPIER ! Patrice Roger, Directeur Juridique et Assurances groupe chez GSE témoigne de l’expérience de GSE avec SELL&SIGN, application business intégrant la signature électronique pour les contrats de marchés de GSE.

La construction : de nombreux documents pour mener à bien les projets


La construction nécessite d’alimenter les dossiers projet de nombreux documents contractuels et annexes afin d’être conforme aux exigences du secteur.

Un des principes fondamentaux chez GSE est de veiller à la conformité des documents signés avant d’enregistrer ou de passer une commande à un prestataire, et ce quel que soit le domaine d’activité de ce dernier.

Nombreux sont les documents relatifs à un projet : contrats, avenants, accords préliminaires comme par exemple des lettres d’intention, des accords de coopération dans le cas d’un appel d’offre, accords de mobilisation d’un sous-traitant ou encore des accords de confidentialité.

Nombreux sont les acteurs qui accompagnent un projet de construction. En interne chez GSE, une équipe projet est composée de 6 à 8 personnes. A ces intervenants internes viennent bien-sûr s'ajouter les interlocuteurs du client et des sous-traitants impliqués dans le projet.

  • Un directeur de projet est accompagné par un assistant, ainsi que par des ingénieurs.
  • L’assistant se charge de la partie administrative des projets et rédige les contrats selon les standards du groupe. Le Directeur de projet est signataire de ces derniers, et veille à la qualité de la prestation apportée.
  • Les ingénieurs ont également besoin d’accéder aux informations contractuelles afin d’effectuer leurs missions.

AVANT SELL&SIGN : des processus 100% papier


Par an :
0
chantiers
Jusqu'à
7000
séances de signature

La signature des contrats


  • Préparation des contrats

    Les assistants projet éditaient les contrats et les imprimaient en plusieurs exemplaires

  • Transmission des documents

    Les assistants transmettaient les contrats aux Directeurs de projets

  • Signatures des contrats et avenants

    Les Directeurs organisaient une entrevue avec les différents sous traitants pour la signature et paraphes des contrats, en plusieurs exemplaires


Le traitement administratif Post-signature


  • Transmission des documents signés au siège

    Les exemplaires signés par les sous-traitants étaient envoyés au siège pour validation

  • Contrôle de la conformité des contrats, avenants et annexes

    Le Département juridique a pour mission de s’assurer de la conformité des documents : contrôle des pièces annexes, paraphes de chaque page, signatures etc…

  • Double archivage des contrats depuis la mise en oeuvre récente de la GED

    Les contrats originaux étaient archivés physiquement. Les documents étant nombreux, GSE a dû recourir à un prestataire externe, n’ayant plus d’espace de stockage au sein des locaux GSE. De plus, une GED a été récemment déployées pour faciliter l’accès à l’information. Les contrats et annexes étaient donc également scannés et archivés dans la GED.

« GSE mène à tout instant une cinquantaine de projets en parallèle »Patrice Roger, Directeur Juridique

La conformité des contrats : une attention permanente pour la direction juridique

Consultation et conformité des contrats papier, un casse-tête pour la Direction juridique !


Malgré les directives données pour la signature des contrats, les dossiers incomplets étaient fréquents : il manquait une signature dans le contrat, ou bien un paraphe, ou encore un coup de tampon… Des erreurs qui engendraient à chaque fois de nouveaux délais et de nouveaux efforts pour être corrigées afin d’éliminer les risques de non-conformité.
Une fois que les contrats et annexes étaient complets en bonne et due forme, les projets peuvent être mis en chantier.

Le projet de digitalisation intégrant la signature électronique de GSE est donc né pour répondre aux problématiques auxquels était confrontée la Direction Juridique du groupe.

GSE : Objectif ZÉRO PAPIER !


En allant vers le zéro papier, GSE souhaitait optimiser, automatiser et fiabiliser ses processus. Le but était de de gagner du temps et d’éliminer les tâches sans valeur ajoutée comme le scan des documents, autrement dit, ne plus avoir à imprimer et numériser les nombreuses pages des contrats.

Les utilisateurs ont adopté SELL&SIGN avant même d’y être formés !M. Patrice Roger, directeur juridique groupe GSE

Résultats obtenus de la mise en oeuvre de SELL&SIGN chez GSE


  • Délais de traitement des contrats raccourcis

    Il n’est plus question d’imprimer les documents, les faire signer (avec le risque d’oublier un paraphe sur une des pages et de devoir renvoyer le tout au prestataire) et les numériser.

  • La signature des contrats se fait à distance en 1 clic !

    Plus besoin pour les sous-traitants de se déplacer pour signer et parapher les dizaines de pages des documents !

  • Conformité des documents ! 100%

    Par définition, la signature électronique valide à la virgule près le PDF. Il n’est plus utile de parapher chaque pages pour s’assurer que c’est bien la dernière version du document qui a été signée !

  • Annexes jointes directement au contrat

    Dans le processus de signature électronique avec SELL&SIGN, les annexes sont directement rattachées aux contrats grâce à l’outil

  • Archivage numérique : 100%

    Les contrats de marché sont désormais tous signés électroniqueme,t. Plus besoin d’archivage physique des documents ! Contrats et annexes sont désormais archivés numériquement dans la GED sans passer par l’étape du scan !

« Désormais, 100% des contrats sont signés à distance avec SELL&SIGN pour tous les nouveaux chantiers » Patrice Roger, Directeur Juridique

Projets à venir : aller plus loin dans la digitalisation des processus !


Actuellement, les équipes de GSE et Calinda Software travaillent ensemble sur l’intégration de SELL&SIGN avec la nouvelle GED SharePoint.

Une fois mise en œuvre, cette intégration permettra d’automatiser l’envoi des documents associés aux projets dans le système d’information.

GSE est encore en phase transitoire dans sa digitalisation entre le tout papier et le tout digital. Pour aller plus loin dans sa digitalisation, GSE a prévu d’équiper ses commerciaux de tablette afin de pouvoir faire signer les contrats de vente avec SELL&SIGN et poursuivre la conquête du zéro papier.

Tous les documents devraient donc passer progressivement à la signature électronique : de la commande du café aux contrats d’entretien des espaces verts des locaux, GSE ne perd pas de vue son objectif : le ZÉRO PAPIER !

Et si vous aussi vous franchissiez le cap du Zéro papier avec la signature électronique ?


Digitalisation des contrats de marché dans la construction
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