L’immobilier 100% digital : Success Story de l’administrateur de biens SNG


« Avec SELL&SIGN nous avons créé une machine à signer des mandats »Daniel Rasse, Président

La Galaxie SNG

En partant de zéro, Daniel Rasse, Président de CAPIFRANCE GESTION s’est fixé l’objectif de devenir un acteur national de l’administration de biens (location, gestion immobilière, syndics). La galaxie SNG comprend différentes entités comme SNG, Quietis gestion, eGestion, OptimHome gestion… Cette création d’association de marques a aujourd’hui 4 ans.
Principalement implanté sur Aix en Provence, le groupe possède des succursales dans 225 villes de France.


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Logements sous gestion
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agents sur le terrain
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Nouveaux biens par an

L’entreprise se concentre essentiellement sur la gestion de biens neufs mais également sur les logements anciens, ainsi que de l’administration de locaux commerciaux.
L’essence même de ce groupe est de ne pas être uniquement présent dans les grandes villes mais d’avoir des acteurs sur le terrain également en zones plus rurales grâce au réseau d’agents. C’est une administration de bien moderne aujourd’hui que ce groupe propose mais qui reste ancrée sur la relation humaine de proximité.

La problématique initiale du groupe

Afin de pouvoir promouvoir leurs activités, les agents sont quotidiennement sur le terrain. La cadre réglementaire du secteur immobilier leur imposait un processus papier contraignant afin de répondre à toutes leurs obligations.

De plus, la gestion des interactions entre les agents commerciaux et les administratifs du groupe était ralentie en partie en raison de la constitution de ces dossiers, mais également de leur transmission d’actes authentiques.
En effet, il fallait gérer à la fois les contrats de partenariat réalisés avec les agents, mais également l’ensemble des dossiers d’administration des biens. Les agents étaient en charge de faire signer les documents papiers en face à face avec les clients. Ceux-ci pouvaient ensuite transmettre les contrats au siège pour contre-signature. Le délai moyen d’un dossier d’instruction était donc de 10 jours. Ce procédé était long et lourd pour tous les contractants, qu’il s’agisse des agents, des clients ainsi que des administratifs du groupe SNG.
Par ailleurs, l’archivage papier de tous les documents était peu pratique. Dans le cas où il était nécessaire de revenir sur un dossier antérieur, il fallait retrouver les actes originaux dans les nombreuses bannettes et dossiers suspendus.

La recherche et le choix d’une solution

Le groupe SNG est donc parti à la recherche des solutions existantes sur le marché. Il était impératif pour eux de trouver un éditeur capable d’adapter le parcours aux besoins métiers, c’est-à-dire proposer un formulaire complet, plutôt que simplement une solution permettant la signature d’un PDF.

C’est également la collaboration et la réactivité des équipes de SELL&SIGN qui a séduit le groupe SNG.

La collaboration SNG – SELL&SIGN

Un travail de fond a été réalisé sur les modèles de contrats. Ils ont en effet été repensés puis traduits de façon à créer des parcours digitaux de signature.

C’est également une réflexion autour des processus internes qui a été réalisée lors de la mise en place de SELL&SIGN. En intégrant ses modèles de contrats directement dans l’application, SNG a su bénéficier de l’agilité de la solution de signature électronique pour automatiser des démarches administratives qui occasionnaient auparavant beaucoup de « paperasse » et de temps perdu.

Ainsi SNG est passé de nombreux formulaires papier (mandat de gestion, Assurance propriétaire on occupant, assurance loyers impayés et le pouvoir pour la réception du bien) à un seul et unique parcours digital de 5 minutes pour la partie mandat de gestion.

La stratégie digitale de SNG : gagner en productivité pour suivre la croissance de l’activité a effectif constant

La signature électronique pour accélérer le recrutement des mandataires

La priorité du groupe a été de pouvoir maîtriser la contractualisation digitale des agents partenaires. La signature électronique avait donc pour première mission de digitaliser l’ensemble de ces contrats. Le groupe a opté pour une campagne de « publisignature » afin de faire signer les conventions partenaire en masse. Grâce à SELL&SIGN, SNG a mis en place une équipe de téléprospection pour le recrutement de partenaires dans la continuité de la campagne de publisignature. Lors de la mise en relation avec un potentiel partenaire, une vidéo de présentation est envoyée au même titre que la e-convention qui scelle le partenariat commercial entre le groupe et l’agent.
Afin de faciliter la prise en main de l’outil, des vidéos de support pédagogique SELL&SIGN permettent de générer aujourd’hui un mandat avec ses annexes en 5 minutes : assurances, bulletins d’adhésion, livraison du logement, état civil du client… qui sont impératifs pour un administrateur de biens pour pouvoir mener à bien leur mission.

Cette vidéo a été intégrée directement dans SELL&SIGN, afin que les agents puissent la retrouver à n’importe quel moment.

SELL&SIGN donne satisfaction au réseau d’agents qui bénéficient aujourd’hui d’un outil simple et performant, qui leur permet de gagner du temps dans la gestion administrative de leurs dossiers. Ainsi, ce temps gagné va pouvoir leur permettre d’accroître leurs périmètres et ainsi augmenter le nombre de biens mis en gestion chaque année.

Une nouvelle expérience pour les clients SNG

Du côté des mandants :

Une fois ces conventions signées, les agents peuvent proposer à leurs clients des mandats-minutes sur leur tablette avec ou sans réseau, ou bien par mail à distance.
La solution multimodale SELL&SIGN permet de combiner la signature en face à face mais aussi à distance qui permet d’accélérer les signatures de contrats à valeur légale et probante. Il était primordial pour le groupe de trouver une solution qui permette de simplifier leurs processus tout en respectant le cadre réglementaire du secteur immobilier. SNG souhaite offrir de la facilité pour ses clients, dans un pays qui dispose de nombreux logements mais où les locataires éprouvent des difficultés à en trouver un.
SELL&SIGN permet donc aujourd’hui aux clients de signer leur mandat n’importe quand grâce à la signature à distance. Des mandats reviennent signés même le samedi et le dimanche, ce qui n’était pas possible avec la procédure des contrats papiers avec signature manuscrite des parties.
Afin d’optimiser au maximum les processus internes, SNG automatisera très prochainement la mise en œuvre de la publicité du logement. Ainsi, un nouvel accédant verra dès la signature de son bien automatiquement la mise en location de ce bien sur le marché. L’objectif est de pouvoir réduire également le délai de mise en publicité des biens administrés et réduire le temps de vacances des logements. C’est donc l’automatisation de la rencontre de l’offre et de la demande des biens qui s’enclenche avec SELL&SIGN.

Du côté des locataires :

Une fois le bien en gestion au sein du groupe, les agents pourront ensuite réaliser des baux-minutes avec le futur locataire avec SELL&SIGN. Tout au long du parcours, l’agent est guidé dans sa démarche dans vente et dans la création du contrat. Le système d’options personnalisables rendues obligatoires ou non permettent en temps réel d’adapter le contenu des commentaires relatifs au bien dont il est question.
De plus, le groupe SNG a également décidé de digitaliser ses états des lieux. Sur sa tablette, l’agent peut réaliser en quelques minutes seulement l’état de lieux avec le locataire, avec la possibilité d’ajouter des photos au dossier de preuve du document. Une fois signé, le document remonte lui aussi immédiatement dans le tableau de bord des contrats.
La signature de ce bail ou de l’état des lieux permettra à son tour d’enclencher d’autres flux comme la facturation des loyers par exemple. C’est l’intelligence du chaînage qui est mis en place qui permet d’améliorer considérablement l’efficacité de ces processus.

Du côté des mandants

Ils signent des mandats-minute sur tablette ou par mail

Une fois ces conventions signées, les agents peuvent proposer à leurs clients des mandats-minutes sur leur tablette avec ou sans réseau, ou bien par mail à distance.

La solution multimodale SELL&SIGN permet de combiner la signature en face à face mais aussi à distance qui permet d’accélérer les signatures de contrats à valeur légale et probante. Il était primordial pour le groupe de trouver une solution qui permette de simplifier leurs processus tout en respectant le cadre réglementaire du secteur immobilier. SNG souhaite offrir de la facilité pour ses clients, dans un pays qui dispose de nombreux logements mais où les locataires éprouvent des difficultés à en trouver un.

SELL&SIGN permet donc aujourd’hui aux clients de signer leur mandat n’importe quand grâce à la signature à distance. Des mandats reviennent signés même le samedi et le dimanche, ce qui n’était pas possible avec la procédure des contrats papiers avec signature manuscrite des parties.

Afin d’optimiser au maximum les processus internes, SNG automatisera très prochainement la mise en œuvre de la publicité du logement. Ainsi, un nouvel accédant verra dès la signature de son bien automatiquement la mise en location de ce bien sur le marché. L’objectif est de pouvoir réduire également le délai de mise en publicité des biens administrés et réduire le temps de vacances des logements. C’est donc l’automatisation de la rencontre de l’offre et de la demande des biens qui s’enclenche avec SELL&SIGN.

Du côté des locataires

Ils signent de baux-minute par mail et de états des lieux sur tablette

Une fois le bien en gestion au sein du groupe, les agents pourront ensuite réaliser des baux-minutes avec le futur locataire avec SELL&SIGN. Tout au long du parcours, l’agent est guidé dans sa démarche dans vente et dans la création du contrat. Le système d’options personnalisables rendues obligatoires ou non permettent en temps réel d’adapter le contenu des commentaires relatifs au bien dont il est question.

De plus, le groupe SNG a également décidé de digitaliser ses états des lieux. Sur sa tablette, l’agent peut réaliser en quelques minutes seulement l’état de lieux avec le locataire, avec la possibilité d’ajouter des photos au dossier de preuve du document. Une fois signé, le document remonte lui aussi immédiatement dans le tableau de bord des contrats.

La signature de ce bail ou de l’état des lieux permettra à son tour d’enclencher d’autres flux comme la facturation des loyers par exemple. C’est l’intelligence du chaînage qui est mis en place qui permet d’améliorer considérablement l’efficacité de ces processus.

Le Back Office SELL&SIGN : une aide pour le pilotage de l’activité

Le BACK OFFICE de SELL&SIGN permet de donner à la direction du groupe une visibilité de l’activité en temps réel. Les contrats sont segmentés par entité et peuvent également être triés par agent, par type de documents, par client ou encore par ville. Les contrats sont contresignés puis retournés aux clients et partenaires par mail.

Le tableau de bord des contrats permet également de retrouver très simplement n’importe quel document. Au vu de la quantité de documents signés, il était nécessaire pour le Président du groupe Daniel Rasse de pouvoir compter sur un outil d’aide au pilotage de l’activité avec l’extension de son périmètre.

BILAN SNG de la mise en place de SELL&SIGN

Une gestion moderne de l’administration de biens

La mise en place de SELL&SIGN est un vrai succès pour le président du groupe. Notamment par son côté ludique mais surtout grâce à la fiabilité de la solution. L’agent est guidé que ce soit sur les taux ou les aspects juridique, SELL&SIGN a permis à la Direction de garder le contrôle des mandats émis. Le contenu des contrats est cadré, et retire le libre-arbitre des agents qui pourraient éventuellement de façon manuscrite dévier les mentions obligatoires.

Un processus de gestion de biens 100 % digital

SELL&SIGN a permis à SNG de digitaliser intégralement le processus de gestion des biens. Il s’agit de libérer la croissance de l’activité de la charge administrative en industrialisant les méthodes de ventes et de gestion. Lors de la prise en charge d’un bien, il s’agit aujourd’hui d’une répartition automatisée du travail entre les agents conventionnés et les salariés qui prennent la main sur les parties juridiques, administratives et comptables.

Des liens renforcés avec les agents de terrain

La signature des conventions partenaires avec SELL&SIGN a apporté de la proximité avec leurs agents. Les partenaires retrouvent de la facilité avec un outil ludique et cohérent qui diminue nettement le temps passé à l’administratif de la gestion. La réduction du temps passé par mandat permet ainsi aux agents indépendants de dégager plus de temps à leur activité principale de vente et mise sous gestion de biens.

90 % de temps gagné sur la gestion des mandats

La gestion des mandats prend désormais 1 journée, contre 10 avec l’ancien processus manuel. C’est donc une accélération de 900% de cette activité, ce qui permet inévitablement d’augmenter le volume des ventes. De plus, le retour sur investissement de la solution a été considérable. Le président du groupe a constaté une nette réduction des coûts pour l’élaboration des documents.

Un pilotage en temps réel

Une traçabilité des documents facilitée : grâce au back office, le pilotage de l’activité des différentes filiales a été simplifié. La direction a un visu en temps réel de ce qui est réalisé sur le terrain. De plus, l’intégration de SELL&SIGN à la GED du groupe permet de retrouver aisément n’importe quel contrat.

Des gains d’image

Enfin, c’est une image de modernité du groupe qui est véhiculée à travers l’outil SELL&SIGN. C’est la gestion moderne de l’administration de bien. Qu’il s’agisse des partenaires ou des clients, tous sont prêts à cette digitalisation de l’immobilier et valorisent cette simplification des démarches.
L’objectif SNG dans les 5 ans à venir et d’être le numéro 3 du marché. Grâce à cette rationalisation des processus, SNG peut ainsi voir s’étendre son périmètre en toute sérénité. Avec SELL&SIGN, il sera bientôt possible de faire signer un mandat le lundi, faire signer un bail et donner les clés dès le lendemain.

Un processus de gestion de biens 100 % digital

SELL&SIGN a permis à SNG de digitaliser intégralement le processus de gestion des biens. Il s’agit de libérer la croissance de l’activité de la charge administrative en industrialisant les méthodes de ventes et de gestion. Lors de la prise en charge d’un bien, il s’agit aujourd’hui d’une répartition automatisée du travail entre les agents conventionnés et les salariés qui prennent la main sur les parties juridiques, administratives et comptables.

Des liens renforcés avec les agents de terrain

La signature des conventions partenaires avec SELL&SIGN a apporté de la proximité avec leurs agents. Les partenaires retrouvent de la facilité avec un outil ludique et cohérent qui diminue nettement le temps passé à l’administratif de la gestion. La réduction du temps passé par mandat permet ainsi aux agents indépendants de dégager plus de temps à leur activité principale de vente et mise sous gestion de biens.

90 % de temps gagné sur la gestion des mandats

La gestion des mandats prend désormais 1 journée, contre 10 avec l’ancien processus manuel. C’est donc une accélération de 900% de cette activité, ce qui permet inévitablement d’augmenter le volume des ventes. De plus, le retour sur investissement de la solution a été considérable. Le président du groupe a constaté une nette réduction des coûts pour l’élaboration des documents.

Un pilotage en temps réel


Une traçabilité des documents facilitée : grâce au back office, le pilotage de l’activité des différentes filiales a été simplifié. La direction a un visu en temps réel de ce qui est réalisé sur le terrain. De plus, l’intégration de SELL&SIGN à la GED du groupe permet de retrouver aisément n’importe quel contrat.

Des bénéfice d'image

Enfin, c’est une image de modernité du groupe qui est véhiculée à travers l’outil SELL&SIGN. C’est la gestion moderne de l’administration de bien. Qu’il s’agisse des partenaires ou des clients, tous sont prêts à cette digitalisation de l’immobilier et valorisent cette simplification des démarches.
L’objectif SNG dans les 5 ans à venir et d’être le numéro 3 du marché. Grâce à cette rationalisation des processus, SNG peut ainsi voir s’étendre son périmètre en toute sérénité. Avec SELL&SIGN, il sera bientôt possible de faire signer un mandat le lundi, faire signer un bail et donner les clés dès le lendemain.

Témoignage


« Avec SELL&SIGN, tout est possible. Nous avons créé une machine à signer des mandats »Daniel Rasse, Président de SNG

Témoignage Vidéo


Le 17 janvier 2017, Daniel Rasse, Président SNG est revenu sur les bénéfices de la signature électronique avec SELL&SIGN : Mandats de gestion, baux, états des lieux …


Cette aventure a commencé par un essai gratuit en juillet 2016 !
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