La signature digitale pour les contrats de vente de prestations : Success Story ADS Group



« Il fallait 11 jours pour réaliser l’ensemble de la chaîne d’un contrat. Avec SELL&SIGN, il ne faut plus que 9 minutes »Jean-Pierre Kaladjian, Président ADS Group

ADS GROUP, acteur majeur de la sécurité des entreprises


ADS GROUP est un acteur majeur sur le marché de la sécurité des entreprises et compte aujourd’hui 5 pôles d’activité :

Télésurveillance & télévisiosurveillance

Vidéoprotection

Contrôle d’accès biométrique

Défibrilateurs

Monétique

La mission d’ADS GROUP est d’offrir à ses clients une offre pour sécuriser lespersonnes, les biens et les accès des entreprises. En proposant une prestation et un suivi de qualité grâce aux compétences techniques développées dans ces nouvelles technologies innovantes de la sécurité, ADS GROUP réduit durablement les risques au sein des entreprises. Des solutions innovantes et une maintenance de qualité sont de vraies forces pour le groupe dans ce secteur.

Jean-Pierre Kaladjian ADS GROUP signature électronique tabletteJean-Pierre Kaladjian, Président du groupe a une vision très claire de la marche à suivre pour assurer le développement de sa société. C’est ce désir constant d’impulsion et d’innovation qui l’a poussé à s’intéresser à la digitalisation de son entreprise. En s’attaquant à la signature électronique, ADS GROUP est le seul acteur de son marché à digitaliser son activité contractuelle et propose ainsi un parcours simplifié pour les commerciaux, les fonctions administratives, et les clients.

Avec la norme eIDAS, entrée en vigueur à l’été 2016, le groupe peut aisément afficher ses ambitions de déploiement au niveau européen avec un seul et même outil : SELL&SIGN, application business intégrant la signature électronique.

Vente + Leasing : des contrats papiers chronophages


Dans le cadre de son modèle économique construit à travers un système de prestations en Leasing, ADS GROUP avait des processus papier avec signature manuscrite assez lourds, notamment avec l’intégration dans le contrat ADS GROUP, d’une partie financière incluant le leaseur. Il s’agit donc d’un contrat qui comporte un socle commun avec l’organisme financier, mais également une partie ajoutée pour les prestations complémentaires, apportées par ADS GROUP. Côté opérationnel, le commercial devait fournir en aval de la signature de son client d’autres éléments tels que les fiches d’installation, les plans…

Une fois l’ensemble des documents tamponnés (environ 18 coups de tampons) et signés une dizaine de fois, les membres de l’administration des ventes recevaient les documents papier pour contrôle et validation des contrats.

Ce processus manuscrit était donc fastidieux et n’était pas dans la lignée des projets et ambitions du groupe. Il s’agissait donc de digitaliser et d’automatiser au maximum le processus contractuel. C’est l’objectif que s’est fixé le Président d’ADS GROUP pour l’année 2017.

En effet, au sein des 11 agences, un constat d’inertie entre la signature des contrats et les traitements administratifs qui suivaient était un réel point de préoccupation qu’il souhaitait améliorer depuis longtemps.

Une fois les documents signés, les assistantes ADV (Administration des Ventes) devaient ensuite contrôler les contrats puis réaliser d’autres démarches : demande de financement, vérification des stocks… avant que les équipements soient enfin prêts à être installées.

L’intégralité de ce processus couvrait un délai moyen de 11 jours en tenant compte également des délais postaux. Ces méthodes de travail traditionnelles ralentissaient l’activité commerciale, allongeaient les délais de facturation et alourdissaient donc le BFR du groupe.

Une vision avant-gardiste de la contractualisation dans le domaine de la sécurité


Jean-Pierre KALADJIAN s’est immédiatement fixé un objectif ambitieux : supprimer complètement la signature papier et proposer à ses collaborateurs et ses clients une expérience 100% digitale, que ce soit à distance ou en face à face.

À travers la signature électronique de ses contrats, ADS GROUP souhaite moderniser ses procédures afin d’être plus efficace et efficient sur le terrain comme dans les back-offices. En se concentrant sur les métadonnées des documents signés et en les retraitant pour les analyser et orienter sa stratégie de développement, ADS GROUP a su imaginer son positionnement en incluant le BIG DATA comme valeur indispensable de sa démarche.

En effet, l’objectif était de trouver une solution permettant de capitaliser sur les données pour ainsi les exploiter à des fins commerciales et marketing, dans le but d’accroître la notoriété du groupe et ainsi détenir un levier de croissance pour les années futures au-delà de nos frontières.

Le choix de la modernité : SELL&SIGN


Pourquoi mettre en place SELL&SIGN plutôt qu’une autre solution pour passer au 100% digital ?

C’est donc la connaissance client qui a poussé le Président du groupe à s’intéresser à SELL&SIGN.

Plus que la signature électronique du document, c’est la capitalisation des données que propose notre application qui a séduit ADS Group.

Application agile qui permet la signature digitale dans tous ses modes : à distance, en face à face avec et sans réseau, ou en ligne sur le web. L’objectif était de pouvoir faire signer n’importe quel document n’importe quand afin de pouvoir accélérer les processus et réduire les délais.

De plus, c’est également la possibilité de construire un parcours digital parfaitement adapté aux besoins qui a conquis le Président du groupe. En partant de leurs modèles de contrats avec différents documents annexes, l’équipe technique de SELL&SIGN a pu, en collaboration avec les membres d’ADS GROUP définir, analyser et synthétiser ces besoins dans l’application.
La collecte des données intégrées dans leurs contrats est en parfaite adéquation avec la vision de la nouvelle ère digitale du groupe : le Big Data pour ainsi connaître mieux ses clients et détenir une information de qualité avant de la réexploiter à des fins commerciales et marketing.
Après ce travail de réflexion, il a fallu présenter ce projet aux partenaires et en interne chez ADS GROUP. Convaincu du succès de la mise en œuvre de la solution, le Président a présenté la solution retenue. Cette nouvelle méthode de travail a été appréciée par tous, même par les personnes plus réticentes à l’utilisation des nouvelles technologies.

Le 6 janvier 2017, Jean-Pierre Kaladjian a enclenché le déploiement de la solution et s’est fixé comme objectif pour cette année d’être 100% digitale. En entrant dans une démarche de signature électronique, c’est le renforcement du positionnement innovant et hyper concurrentiel d’ADS GROUP sur son marché. En effet, ADS GROUP est la première société de sécurité des entreprises à proposer cette expérience digitale à ses clients.

De la phase projet au déploiement


De l’idée de la digitalisation du contrat à l’application : la collaboration entre ADS GROUP et Calinda

La phase de réflexion et de construction de ce projet aura finalement pris 4 mois pour arriver au jour du lancement et de la mise en production auprès de tous les commerciaux ADS GROUP France.

En collaborant avec l’équipe technique de Calinda, ADS GROUP a pu retranscrire ses besoins au fil de l’eau avec une application quasi immédiate de la technique de SELL&SIGN.

Au départ, Jean-Pierre Kaladjian pensait détenir très clairement ce qu’il souhaitait mettre en place. Au fil du temps, des ajustements ont été réalisés, tant dans la forme que dans le fond des parcours de signature digitaux. Ce recadrage itératif du projet a permis d’avancer mieux et plus rapidement. L’agilité de la solution permettant de répercuter les besoins spécifiques des contrats du groupe a permis également une réflexion autour des processus en interne. Que faire de ces données et comment les intégrer dans d’autres outils et processus d’ADS GROUP pour fluidifier et automatiser le travail des équipes au quotidien, en garantissant une qualité d’information ?

Des rendez-vous récurrents avec l’équipe technique ont permis de recadrer et d’anticiper l’affectation de ces données comme par exemple, l’envoi automatique des documents signés dans la GED de l’entreprise. Les bonnes informations sont envoyées au bon endroit, au bon moment. C’est ce qui permet une automatisation des processus et ainsi un gain de temps pour tous les utilisateurs de l’application.

2017, année de la digitalisation pour ADS GROUP : retour sur les bénéfices de la signature électronique


Depuis début 2017, tous les commerciaux et l’administration des ventes du groupe détiennent un accès à l’application.

Ainsi, les contrats sont désormais exclusivement saisis dans SELL&SIGN. Les parcours digitaux de signature permettent de fiabiliser, fluidifier les processus et capitaliser sur les métadonnées contenues à l’intérieur des contrats.

Augmentation des ventes conclues dès le premier RDV

Et si vous proposiez une nouvelle expérience client plus interactive ?

Augmentation des ventes conclues dès le premier RDV

Guidés par les étapes du parcours, tous les commerciaux ADS GROUP peuvent désormais présenter leurs catalogues produits grâce à l’application et construire en direct le contrat avec le client.
Le nombre de ventes conclues dès le premier rendez-vous a ainsi pu être fortement augmenté. Ils n’ont plus besoin de se déplacer à nouveau chez leurs clients pour faire signer le contrat de prestation.

Réduction des coûts liés au papier

Combien gagnez-vous à passer à la signature électronique avec SELL&SIGN ?

Réduction des coûts liés au papier

SELL&SIGN va permettre à ADS GROUP de réduire ses coûts :

Plus de plaquette commerciale représentant environ 12 000€ par an à renouveler chaque année.

L’impression des contrats papier représentait elle de 5 000€ à 7 000€ également. Sans compter les frais postaux de l’ordre de 7 200€ par an.

Le retour sur investissement de la solution SELL&SIGN se fera en quelques mois, et cela en mesurant uniquement des métriques tangibles.

Elimination des risques d'erreurs dans les contrats

Limitez les erreurs en automatisant le cadre contractuel

Elimination des risques d'erreurs dans les contrats

La qualité des informations complétées lors du parcours peut désormais être auto-validée.
En entrant le SIRET de l’entreprise, les informations sociétés seront automatiquement validées en conformité avec les données officielles des entreprises.
Ainsi, ADS GROUP promeut une qualité d’information parfaite et évince au maximum les erreurs humaines lors de la saisie des informations.

Réduction de 2/3 du délai de facturation

Et si vous décidiez de diminuer votre BFR ?

Réduction de 2/3 du délai de facturation

La totalité du processus incluant la facturation du client prenait initialement 28 jours.

Grâce à SELL&SIGN, il ne faut plus que 10 jours.

Ainsi, ADS GROUP a vu une très forte baisse de son besoin en fond de roulement, ce qui lui permettra de nouvelles impulsions.

De nouveaux métiers vont ainsi pouvoir émerger chez ADS GROUP pour la gestion globale du Big Data résultant de l’extraction des données des contrats.

Elimination des opérations manuelles de ressaisie et de retraitement

Et si on fiabilisait et automatisait les processus ?

Elimination des opérations manuelles de ressaisie et de retraitement

La digitalisation des contrats ADS GROUP avec SELL&SIGN a également éliminé les ressaisies et retraitements des contrats originaux.

Côté administration des ventes, les contrôles ont été simplifiés et automatisés grâce au suivi en temps réel de l’activité terrain et l’automatisation des processus contractuels. En intégrant SELL&SIGN dans leur outil métier, les informations sont fiabilisées et la conformité des documents est ainsi automatisée.

Par jour et par personne du service, on gagne désormais 20 minutes minimum sur les tâches de ressaisie, de contrôle et de mise en facturation. La gestion administrative des ventes économise ainsi l’équivalent 1 ETP supplémentaire dans ce service. Le temps libéré a donc pu être réparti sur d’autres tâches afin d’améliorer la productivité du groupe.

Témoignage


« Il fallait 11 jours pour réaliser l’ensemble de la chaîne d’un contrat. Avec SELL&SIGN, il ne faut plus que 9 minutes »Jean-Pierre Kaladjian, Président ADS GROUP

Cette aventure a commencé par un essai gratuit en octobre 2016 !
Essayez vous aussi SELL&SIGN pour digitaliser tous vos contrats :



 

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