SUCCESS STORY :
La digitalisation des contrats du LABORATOIRE BIODERMA


Afin d’accompagner sa forte croissance, le laboratoire dermatologique BIODERMA a choisi SELL&SIGN pour optimiser la gestion de ses contrats de marché, en munissant tous ses délégués pharmaceutiques de tablettes tactiles intégrant l’application de vente avec signature digitale.

Le LABORATOIRE BIODERMA, entreprise cosmétique Internationale


Le LABORATOIRE BIODERMA fait partie du GROUPE NAOS et commercialise ses produits cosmétiques. Ceux-ci représentent 400 Millions d’Euros de chiffre d’affaire pour le groupe. Le célèbre laboratoire dermatologique, avec ses 1200 employés dont 600 à l’International, distribue massivement à l’échelle mondiale : A ce jour, il compte 33 filiales
ainsi que 90 distributeurs.
Sur le terrain, le LABORATOIRE BIODERMA emploie 150 visiteurs médicaux pour aller à la rencontre des pharmacies
et parapharmacies.
En 2014, la Direction Commerciale du LABORATOIRE BIODERMA a choisi de se lancer le défi de la digitalisation de ses
processus de vente.

Des démarches traditionnelles coûteuses et chronophages


Le besoin de digitalisation des processus de vente du laboratoire a émané de problèmes du quotidien très concrets pour les hommes du réseau commercial et leur backoffice administratif.

Initialement, comme pour beaucoup d’entreprises, les délégués pharmaceutiques du LABORATOIRE BIODERMA visitaient les officines de pharmacie accompagnés d’un ordinateur, leur catalogue produits et des contrats papier préremplis. A la fin de leurs entretiens, ils établissaient les documents contractuels en deux ou trois exemplaires, avec la
signature manuscrite de leur client pour la validation des conditions commerciales appliquées.

Chaque année sont signés près de 21 000 contrats, établissant les conditions commerciales des clients. Une fois la validation du client donnée, les contrats étaient expédiés par voie postale au service administratif du siège. La fonction de ces derniers était alors de contrôler la conformité et l’exactitude des contrats, et de contresigner les documents avant d’en retourner un exemplaire au pharmacien.

Ainsi, la gestion des contrats était chronophage pour les différents acteurs de cette boucle. Afin de soulager les effectifs, le LABORATOIRE BIODERMA devait faire appel à des forces de travail supplémentaires, et engageait des intérimaires pour le traitement administratif.

Par ailleurs, le suivi de l’état d’avancement du processus décisionnel était difficile. La direction commerciale n’était pas en mesure de consolider au fur et à mesure les données de commercialisation venant du terrain, et de piloter son action.

Au-delà de la dématérialisation : la digitalisation du processus contractuel


Dans un premier temps, la Direction commerciale a envisagé la simple dématérialisation de ses contrats en apportant aux hommes de terrains un outil digital supplémentaire : la tablette. Les contrats seraient donc signés par les pharmaciens sur un outil de conception américaine de signature, centré sur les documents. Très rapidement, cette approche a montré ses limites : la simple dématérialisation du document et de sa signature n’était pas suffisante pour répondre au besoin de la direction commerciale. Il fallait en plus prendre en compte le besoin de présentation avant-vente de l’offre, et en aval, le besoin d’automatiser la remontée de la précieuse donnée – la data – contenue dans les accords sans l’enfouir dans les documents.

A ce moment-là, le projet a été plus clairement défini : Détenir un nouvel outil permettant à la fois de combiner la signature électronique de leurs clients, mais également l’optimisation du marketing de la marque.

Dans cette démarche, les objectifs étaient concrets : Alléger les sacoches des délégués pharmaceutiques, obtenir un gain de temps pour l’ensemble des acteurs de la boucle, et donner une finalité marketing aux contrats du LABORATOIRE BIODERMA.

C’est donc durant l’été 2014 que le LABORATOIRE BIODERMA s’est intéressé à SELL&SIGN, une application Business intégrant la signature digitale. Cette solution a donc été choisie pour digitaliser tous les contrats de marché du Laboratoire pour l’année 2015.

Le parcours digital BIODERMA

Le Back Office SELL&SIGN dédié aux collaborateurs de BIODERMA


La collaboration du LABORATOIRE BIODERMA et de Calinda


Dans un premier temps, il fallait que les équipes commerciales et marketing de BIODERMA repensent, avec l’aide des équipes de conseil de l’éditeur, le modèle des contrats BIODERMA, en transformant le design pour l’adapter aux tablettes. La présentation d’un catalogue interactif devait permettre d’arriver finalement à l’édition du contrat choisi par le pharmacien : c’est un nouveau parcours digital qui a vu le jour à l’occasion de cette collaboration. En partant de la présentation de l’offre du LABORATOIRE BIODERMA, les équipes ont pu définir un parcours interactif permettant de vendre, des collecter les données importantes, et d’en tirer un document contractuel avec toutes la valeur juridique requise.

En effet, depuis les années 2000, le code civil confère à la signature électronique, à condition qu’elle respecte certaines normes et certifications, la même valeur que la signature manuscrite. Pour en savoir plus, il existe un livre blanc sur le sujet sur le site www.sellandsign.com.

La prise en main de SELL&SIGN par les délégués pharmaceutiques


Afin d’accompagner son client, l’équipe de CALINDA SOFTWARE a mis en place des sessions de formations pour les hommes de terrain de BIODERMA. A l’occasion du séminaire annuel du laboratoire, les équipes ont été accompagnées pour une prise en main de l’outil au cours d’une session de deux heures. Par ailleurs, SELL&SIGN a également mis à disposition de son client un e-learning d’une durée d’une minute et trente secondes.

Le constat des équipes du LABORATOIRE BIODERMA est sans appel : La simplicité et la facilité d’utilisation de l’application combinée à la valeur ajoutée de SELL&SIGN constituent le début d’une entente durable entre nos deux entreprises. Les nouveaux processus de vente sont simples et ergonomiques, autant pour les équipes commerciales que pour les clients.

Une fois le contrat signé numériquement sur le terrain, le back office est immédiatement informé et peut ainsi entamer les procédures de contrôle de la conformité afin de contresigner le document. Une fois cette manœuvre réalisée, le client reçoit automatiquement un mail indiquant que le processus est complet et peut ainsi retrouver son contrat au sein de SELL&SIGN. Grâce à l’export automatique dans Sharepoint et dans le backoffice SELL&SIGN, la gestion des contrats en temps réel a donc fait gagner un temps considérable à tous les acteurs. Imaginez le temps gagné pour retrouver un contrat dans le tableau de bord plutôt que de retourner dépoussiérer les vieux cartons d’archives…

De plus, la mise en place de l’application Business SELL&SIGN a permis de répondre aux besoins managériaux de la Direction Commerciale : Secteurs par secteurs ou dans son ensemble, le type de contrat passé ou encore son statut, les managers peuvent en quelques clics depuis leur tableau de bord SELL&SIGN avoir un suivi en temps réel de ce qui se passe sur le terrain. Ainsi, l’encadrement des équipes a été largement facilité avec cette nouvelle fonctionnalité.

De leur côté, les commerciaux se sont adaptés très rapidement, ayant été formés lors du déploiement de l’application sur les tablettes. Les contrats papiers ont rapidement été bannis. Tous ? Non, car une petite partie d’entre eux résistaient encore à la digitalisation : ceux qui concernaient les officines non couvertes par le réseau mobile de données ! En effet, la première version de SELL&SIGN nécessitait une connexion réseau pour signer les contrats !

2015, l’année du « OFFLINE » pour SELL&SIGN et BIODERMA


A l’écoute des besoins de son client, SELL&SIGN a connu à ce moment-là une grande avancée! Le mode déconnecté : offrir la possibilité d’utiliser sa tablette n’importe où n’importe quand et de faire signer des contrats même en l’absence de couverture réseau !

Cela signifie qu’à partir de ce moment-là, un visiteur pharmaceutique qui a rendez-vous avec un client même au coeur d’une station de haute montagne peut lui aussi utiliser sa tablette et faire signer en face à face les pharmaciens. Une fois qu’il retrouve son réseau ou connexion WIFI, il lui suffit uniquement de lancer une synchronisation de sa tablette et le contrat signé arrive immédiatement sur les écrans des services administratifs. C’est donc la mobilité totale des contrats digitalisés que SELL&SIGN a instauré avec BIODERMA.

Le LABORATOIRE BIODERMA et SELL&SIGN, quels projets pour demain ?


Dans le cadre de la digitalisation de leurs contrats pour les équipes sur le terrain, BIODERMA a très rapidement vu le retour sur son investissement : plus de frais postaux, fini les heures passées par les services administratifs du siège, adieu les coûts d’impressions, et surtout, des contrats toujours valides, sans erreurs, ratures ou autres imprécisions !

Le LABORATOIRE BIODERMA étudie aujourd’hui en collaboration SELL&SIGN la possibilité d’instaurer la signature à distance. En effet, pour certaines officines de petite taille, le Laboratoire dédie une équipe de commerciaux sédentaires à cet effet. La fonctionnalité de l’application à distance va permettre aux d’optimiser leurs performances également ainsi que réduire les coûts, et d’unifier encore plus le suivi de l’action terrain.

Quel bilan pour BIODERMA après deux années d’utilisation de SELL&SIGN ?


  • La mise en place a été facile et rapide pour les équipes notamment grâce à la simplicité d’utilisation de l’application ainsi que par l’accompagnement lors de la formation de lancement.
  • Les commerciaux ont bien allégé leurs mallettes et proposent une nouvelle expérience client. Quant au siège, fini les heures à se tirer les cheveux pour retrouver un contrat et surtout plus de ratures. En plus d’avoir gagné en efficacité, c’est aussi la conformité des documents contractuels qui est appréciée. La validation des contrats par le service administratif a même été automatisée au cours de cette deuxième année ! Quel soulagement !!!
  • SELL&SIGN a permis à la direction de pouvoir prendre de la hauteur sur l’activité qui est faite sur le terrain. Ainsi, le pilotage en a été amélioré.
  • Un retour sur investissement rapide ne serait-ce que sur les coûts d’impression et d’envoi des contrats.
  • Une image de marque dynamique et dans l’ère du temps : C’est presque ludique pour les clients de pouvoir passer leurs contrats avec le Laboratoire. On passe d’une démarche « paperasse » sans fin à la possibilité de choisir et signer sur la tablette le contrat que l’on souhaite. Le LABORATOIRE BIODERMA a donc aussi accentué son image de modernité.

Témoignages


Anne Long-Nguyen, Responsable Services Support et Projets Commerce France – Laboratoire BIODERMA, « Le déploiement national de la signature électronique de CALINDA sur tablette nous a apporté efficacité, sécurité et simplicité ».

« Le déploiement et l’intégration de Sell&Sign dans notre environnement se sont déroulés rapidement et sans accroc malgré nos délais très courts, grâce à la réactivité et à la qualité de service des équipes de CALINDA», témoigne Pascal Boucherie, DSI du Groupe NAOS, maison mère du Laboratoire BIODERMA.

« Accompagner une entreprise aussi performante que le LABORATOIRE BIODERMA dans sa transformation numérique est pour nous une grande fierté », se félicite Alexandre Mermod, PDG de CALINDA SOFTWARE.

« Accompagner CALINDA sur ce projet permet à DOCAPOST d’asseoir son expertise en signature dématérialisée et de s’ouvrir sur de nouvelles perspectives », témoigne Roland André, Directeur Général de DOCAPOST Middle Market, le tiers de confiance qui certifie les transactions de signature électronique du Laboratoire.


Témoignage vidéo


Le 21 juin 2016, Calinda Software en partenariat avec le LABORATOIRE BIODERMA est revenu sur le succès de la mise en place de SELL&SIGN pour la digitalisation de leurs contrats.

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Signature électronique LABORATOIRE BIODERMA : La Success Story
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