SUCCESS STORY : La digitalisation des contrats du Laboratoire pharmaceutique

COLOPLAST, laboratoire pharmaceutique depuis 1954


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En France, la Direction des Ventes de la Division Soin des plaies et ses commerciaux sont en charge de négocier les accords mis en place avec les pharmacies clientes et les grossistes distributeurs, ainsi que les accords directs avec le laboratoire.

C’est en septembre 2016 que cette Unité a décidé de digitaliser son processus de vente par le biais de SELL&SIGN, application business intégrant la signature électronique.

Des processus contraignants pour sécuriser le réseau de distribution sélective de la marque


Afin de promouvoir et distribuer ses gammes de pansements selon sa politique commerciale, COLOPLAST s’organisait précédemment principalement autour de deux modèles de contrats papiers :

  • Contrats mandats (permettant aux pharmacies de s’approvisionner directement, au fil de l’eau auprès des grossistes)
  • Contrats directs auprès des pharmacies

Le process de signatures comprenait des allers-retours entre le siège et la force de vente, des risques d’erreurs de ressaisie, des délais de traitement longs et mobilisait un stagiaire durant la période de renouvellement des contrats pour le traitement et l’archivage de ces contrats.

Il est donc devenu prioritaire de trouver une solution pour fluidifier le processus contractuel et gagner du temps sur les traitements à réaliser post-signature.

Le choix de la solution SELL&SIGN


Une forte contrainte de temps devait être prise en compte. Le séminaire annuel des commerciaux était prévu mi-octobre et l’outil devait être prêt afin d’assurer les formations auprès des forces de vente. La réactivité du fournisseur était un élément fort de choix pour la sélection de la solution. Par ailleurs, COLOPLAST souhaitait une solution qui ait déjà fait ses preuves dans le monde des laboratoires pharmaceutiques. De plus, il était impératif que la solution retenue soit facile à mettre en œuvre et simple d’utilisation pour les 60 commerciaux terrains qui allaient l’utiliser quotidiennement.
La compréhension des besoins de COLOPLAST a été retranscrite en solution technique en seulement quelques semaines.

En moins d’un mois, COLOPLAST et Calinda ont pu repenser les modèles de contrats initiaux afin de créer un parcours digital intelligent et intuitif. Grâce à l’intégration de la Direction des ventes à ce projet, la définition du périmètre des contrats a été rapide grâce à leur connaissance précise de ce qu’ils recherchaient.

Ce projet est une construction itérative, qui a évolué au cours du mois de réflexion et mise en place. Initialement, le Laboratoire avait prévu d’utiliser SELL&SIGN uniquement dans le cadre des contrats mandats. L’équipe Coloplast a finalement décidé d’étendre cette solution également pour les contrats directs. Les modèles de contrats ont été adaptés à une solution plus pratique. La création d’un parcours digital avec options a permis d’éviter le superflu dans les contrats grâce à la sélection possible d’options lors du parcours.
C’est la bonne collaboration entre toutes ces personnes qui a permis un délai de mise en œuvre rapide.

Outre la réactivité de Calinda sur ce projet, la double compétence, à la fois technique mais aussi compréhension business de l’équipe de Calinda a été très appréciée lors de cette collaboration.

Sur tablette ou à distance, les forces terrains de COLOPLAST font désormais signer leurs contrats sans papier avec SELL&SIGN.

«Le cadre légal s’est resserré, et SELL&SIGN a apporté de la fluidité sur la période de signature »Christophe Poidevin, Directeur des Ventes COLOPLAST, Soins des plaies

Quel bilan pour COLOPLAST SELL&SIGN ?


Gain de temps et élimination du coût du papier

Le traitement post-signature a été largement simplifié

Comment ?

Plus besoin de contresigner de façon manuscrite les contrats. Il est désormais possible de contrôler le contrat et le valider en quelques clics avant qu’il ne soit renvoyé par mail au pharmacien. Il s’agit donc également d’éviter les frais postaux et les coûts papier mais surtout de gagner du temps et de la lisibilité de l’information entre les différents intervenants de ce processus. Les contrats signés et archivés peuvent être retrouvés dans leur intégrité dans les bases de données internes du laboratoire. L’information est disponible à tout moment. Désormais, nos commerciaux se concentre sur la valorisation de notre partenariat et non plus sur le process de signatures.

Des informations plus claires

Pour la Direction Commerciale, la mise en place de SELL&SIGN permet d’avoir une vision en temps réel de l’activité contractuelle du laboratoire.

Comment ?

Les données clients sont digitalisées. La collecte d’informations des délégués pharmaceutiques dans l’outil SELL&SIGN permet d’obtenir une information pure et non ressaisie dans la suite du processus.
L’outil oriente le commercial lors de la collecte des éléments clés de leurs clients comme le code CIP notamment. Ainsi, les erreurs d’encodage ont été éliminées.

Les informations client collectées par le commercial sont parfaitement transmises au Responsable Grands Compte qui peut ainsi transmettre en toute sécurité les conditions commerciales accordées.

Sécurité des conditions commerciales accordées :

L’export automatique des données des contrats mandats rendue possible par SELL&SIGN permet de transmettre aux grossistes partenaires du Laboratoire tous les éléments requis pour le bon déroulement des commandes et approvisionnement. Cette automatisation concerne aussi les conditions applicables à chaque pharmacie : l’approvisionnement des clients finaux de COLOPLAST est donc automatiquement réalisé au bon prix.

Comment ?

Dans le cadre des contrats passés en direct, le parcours digital désormais proposé permet à la Direction d’encadrer les conditions commerciales accordées aux pharmacies. C’est donc un meilleur contrôle des propositions faites puisque les commerciaux sont guidés tout au long du parcours par des options.

Le laboratoire a donc éliminé le risque de remises imprévues ou inappropriées. Il s’agit dans ce cas d’automatiser les remises sur le terrain grâce aux règles de conformité décidées par la Direction et intégrées dans les du parcours de signature sur le terrain.

Le nouveau processus contractuel avec SELL&SIGN est ainsi plus fiable et fluide, ce qui constitue un réel atout pour le Laboratoire. La direction des Ventes constate une nette diminution des jours de latences depuis la mise en œuvre de la solution.

Outil d'aide à la vente Marketing

En plus d’apporter de la fluidité dans les processus internes de COLOPLAST, SELL&SIGN va permettre de décliner la signature des contrats en outil marketing !

Comment ?

Grâce au recueil des données d’identification des clients, COLOPLAST va pouvoir mieux communiquer avec eux dans le suivi de leur contrat et ainsi renforcer la proximité avec ses clients.
Actuellement en cours de réflexion, la Direction étudie la possibilité d’intégrer SELL&SIGN dans l'outil de CRM, en plus de leurs GED de stockage des contrats, afin de pouvoir aller encore plus loin dans la capitalisation de sur la data contenue dans les documents, exportable automatiquement.
Le laboratoire a donc éliminé le risque de remises imprévues ou inappropriées. Il s’agit dans ce cas d’automatiser les remises sur le terrain grâce aux règles de conformité décidées par la Direction et intégrées dans les du parcours de signature sur le terrain.

Le nouveau processus contractuel avec SELL&SIGN est ainsi plus fiable et fluide, ce qui constitue un réel atout pour le Laboratoire. La direction des Ventes constate une nette diminution des jours de latences depuis la mise en œuvre de la solution.

Témoignage


signature électronique pharmaceutique



Christophe Poidevin

« La solution SELL&SIGN est très positive. Elle a amené de la facilité dans le développement des partenariats et des contrats de COLOPLAST »Christophe Poidevin, Directeur des Ventes COLOPLAST, Soins des plaies

Témoignage Vidéo


Le 28 février 2017, Christophe Poidevin a témoigné des bénéfices de SELL&SIGN pour la distribution sélective pharmaceutique.

Revoir l’enregistrement de ce témoignage

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Signature électronique LABORATOIRE COLOPLAST : La Success Story
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