Comment faire signature électronique Word

Comment insérer des Smartfields dans les contrats ?

SELL&SIGN vous permet d’insérer très facilement des champs à compléter dans les documents PDF que vous lui confiez pour signature. De cette façon, vous pouvez créer vous-même vos modèles de contrat à partir de Word, LibreOffice ou n’importe quel autre logiciel de traitement de texte, et les rendre intelligents pour gagner encore plus de temps avec SELL&SIGN.

Il vous suffit pour cela d’écrire dans votre document des Smartfields [Champ/], qui seront remplacées, par un champ à compléter, ou encadrer une zone entre une balise de début [Champ] et une balise de fin [/Champ], qui sera remplacée par un champ à compléter. Remplacez simplement le terme « Champ » par le nom du champ que vous souhaitez insérer à cet endroit.

De la même manière, il est possible d’insérer des Smartfields standards qui seront complétés automatiquement avec les données déjà connues de SELL&SIGN (nom, adresse ou signature de votre client par exemple).

Voyons plus en détail les 3 possibilités qui s’offrent à vous pour créer votre Smartdoc :

Les Smartfields standards

Ils vous permettent de reprendre les informations standards de votre client ou même de votre société afin qu’ils soient complétés automatiquement lors du glisser/déposé de votre PDF dans SELL&SIGN.

Exemple de Smartfields standards :

Information du client

Société
Nom
Prénom
Adresse 1
Code postal
Ville
Pavé de signature du signataire 1
Pavé de signature fournisseur
Sceau de confiance

En Smartfield

[sc_client.societe/]
[sc_client.nom/]
[sc_client.prenom/]
[sc_client.adresse1/]
[sc_client.cp/]
[sc_client.ville/]
[sc_sign1.signature/]
[sc_user.signature/]
[sc_sceaudeconfiance/]

Afin de vous donner plus de souplesse pour adapter vos documents, découvrez les deux autres possibilités de champs personnalisables : Les options et les zones.

Solutions courantes et bonnes pratiques

Que faire si mes Smartfields ne sont pas remplacés ?

Dans de rares cas, il arrive que les Smartfields ne soitent pas détectés. Vérifiez d’abord qu’ils soient bien formatés (soit autofermant : [field/] soit ouvert et fermé : [field] [/field]). Si c’est le cas, essayez de modifier la police de caractères utilisée. Nous recommandons l’utilisation de la police Helvetica, qui est standardisée dans les PDF.

Que faire si mes Smartfields dépassent après avoir été remplacés ?

Il peut arriver que la fin du Smartfield (par exemple « /] ») dépasse à droite une fois le smartfield remplacé. Cela est dû à une mauvaise détection de la longueur du Smartfield par SELL&SIGN. Pour éviter cela, ne justifiez pas le texte contenant les Smartfields, mais alignez-le à gauche.

Les Smartfields à option pour personnaliser votre contrat :

Vous pouvez créer votre propre Smartfield en ajoutant vous-même des options personnalisables lors du glisser/déposer dans SELL&SIGN de la forme [OPTION/].
Par exemple, vous devez personnaliser la rémunération vous pouvez noter dans votre traitement de texte un Smartfield du type [Rémunération/].

Afin de maîtriser la mise en forme de votre modèle, vous pouvez créer des zones personnalisables dans votre Smartdoc

Dans votre Smartdoc :

Lorsque vous le chargez dans SELL&SIGN :

Le résultat dans votre contrat :

ex-sc-options-1

option-screen-2-1

option-screen-3

Créer des zones personnalisables dans votre Smartdoc :

Pour cela, il vous suffit d’ajouter une balise de zone que vous renommez selon votre convenance dans votre document de traitement de texte. [OPTION] et une balise de fin [/OPTION]. L’espace que vous laisserez entre ces deux balises correspond alors à la taille de votre zone.

Par exemple, vous décidez de personnaliser la mission de votre salarié dans son contrat de travail, vous pouvez noter :
[Mission] [/Mission]

Exemple de Smartdoc


Nous partons de votre document initial sur votre traitement de texte. Les champs surlignés en jaunes représentent les informations qui doivent être personnalisées à chaque nouveau contrat.

Transformons ce même document en Smartdoc en nous référant aux Smartfields standards et en créant de nouvelles options.

Nous avons utilisé les alias afin de réduire la place occupée par les champs.

En gris vous retrouvez les Smartfields standards,
en turquoise il s’agit de Smartfields personnalisables et enfin
en vert vous créez une zone dans votre modèle de contrat.

Vous pouvez dès à présent enregistrer votre Smartdoc en PDF.

Éditons un nouveau contrat dans SELL&SIGN avec les informations suivantes pour la future salariée :

Mlle Séverine Risson-Dubois, née le 14/07/1991, habitant rue de la magie de demain, 13007 Marseille. Elle sera en CDD pour une durée de 24 mois au poste d’Assistante Marketing pour une rémunération de 1500€ (Mille cinq cents euros). Sa mission sera la suivante : « Assister le directeur Marketing pour le suivi de la gamme « MAGIEMAGIE » : Analyse des données chiffrées et reporting mensuel. »

Dans SELL&SIGN, je crée tout d’abord la fiche de ma future salariée puis je choisis la fonction « Faire signer un document PDF » . Je n’ai qu’à Glisser-Déposer le document.
Mes options à personnaliser apparaissent alors :

Après avoir complété les informations dans SELL&SIGN, vous n’avez plus qu’à valider et votre contrat se complète automatiquement.

Vous pouvez également ajouter vous-même directement les pavés de signature à votre document en vous référant aux Smartfields standards.

Testons le résultat de l’ajout des pavés de signature dans le Smartdoc une fois que le contrat est signé pour les deux parties :

Comme vous avez pu le constater, créer votre Smartdoc est un jeu d’enfant ! N’attendez plus pour gagner encore pus de temps, passez au Smartdoc avec SELL&SIGN !!!

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