Comment faire signature électronique Word

Comment insérer des Smartcodes dans les contrats ?

SELL&SIGN vous permet d’insérer très facilement des champs à compléter dans les documents PDF que vous lui confiez pour signature. De cette façon, vous pouvez créer vous-même vos modèles de contrat à partir de Word, LibreOffice ou n’importe quel autre logiciel de traitement de texte, et les rendre intelligents pour gagner encore plus de temps avec SELL&SIGN.

Il vous suffit pour cela d’écrire dans votre document des Smartcodes [Champ/], qui seront remplacées, par un champ à compléter, ou encadrer une zone entre une balise de début [Champ] et une balise de fin [/Champ], qui sera remplacée par un champ à compléter. Remplacez simplement le terme « Champ » par le nom du champ que vous souhaitez insérer à cet endroit.

De la même manière, il est possible d’insérer des Smartcodes standards qui seront complétés automatiquement avec les données déjà connues de SELL&SIGN (nom, adresse ou signature de votre client par exemple).

Voyons plus en détail les 3 possibilités qui s’offrent à vous pour créer votre Smartdoc :

Les Smartcodes standards

Ils vous permettent de reprendre les informations standards de votre client ou même de votre société afin qu’ils soient complétés automatiquement lors du glisser/déposé de votre PDF dans SELL&SIGN.

Exemple de Smartcodes standards :

Information du client

Nom
Prénom
Adresse 1
Code postal
Ville
Pavé de signature du signataire 1
Pavé de signature fournisseur
Sceau de confiance

En Smartcode

[sc_client.nom/]
[sc_client.prenom/]
[sc_client.adresse1/]
[sc_client.cp/]
[sc_client.ville/]
[sc_sign1.signature/]
[sc_user.signature/]
[sc_sceaudeconfiance/]

En-tête client société :

Pour insérer automatiquement dans votre contrat l’en-tête « La société X, SIRET xxx, dont le siège social… », copiez et coller le snippet ci-dessous. Vous pouvez ensuite modifier le style ou la taille de la police.

La société  [sc_client.societe] [/sc_client.societe]
SIRET :  [sc_client.siret][/sc_client.siret] , dont le siège social est situé :
[sc_client.adresse1] [/sc_client.adresse1]
[sc_client.adresse2] [/sc_client.adresse2]
[sc_client.cp/] [sc_client.ville/]
représentée par  [c_civ/] [sc_client.nomcomplet/] , dûment habilité aux fins des présentes

 

En-tête client particulier :

Pour insérer automatiquement dans votre contrat l’en-tête « M. X Y, domicilié… », copiez et coller le snippet ci-dessous. Vous pouvez ensuite modifier le style ou la taille de la police.

[c_civ/] [sc_client.nomcomplet/] , demeurant
[sc_client.adresse1] [/sc_client.adresse1]
[sc_client.adresse2] [/sc_client.adresse2]
[sc_client.cp/] [sc_client.ville/]
Né(e) le  [sc_client.datenaiss/]  à  [sc_client.lieunaiss/]

 

Zone de signatures :

Pour insérer automatiquement à la fin de votre contrat la date, le lieu et les pavés de signature, copiez et coller le snippet ci-dessous. Vous pouvez ensuite modifier le style ou la taille de la police.

Fait le  [sc_contrat.date][/sc_contrat.date]  à  [sc_contrat.lieu][/sc_contrat.lieu]
Signature du client 

[sc_sign1.signature/]




Signature du fournisseur

[sc_user.signature/]




Sceau du tiers de confiance de signature électronique

[sc_sceaudeconfiance/]




Signature du client :

  •  [sc_sign1.signature/] (remplacer 1 par le numéro du signataire concerné) : un seul pavé par document. Utiliser Paraphe (voir plus bas) pour en insérer des copies.
    • alias: [Signature/]
    • alias: [Signature1/]

Paraphe (premier signataire uniquement) :

  • [sc_sign1.paraphe/] : permet d’afficher la signature du client à d’autres endroits
    • alias: [Paraphe/]

Signature de votre organisation :

  • [sc_user.signature/] : un seul pavé par document. Utiliser sc_user.paraphe (voir plus bas) pour en insérer des copies.
    • alias: [SignatureFournisseur/]
    • alias: [Cachet/]
    • alias: [Tampon/]
    • alias: [Stampel/]
    • alias: [Contre-signature/]
    • alias: [CompanySignature/]

Paraphe fournisseur :

  • [sc_user.paraphe/]

Sceau du tiers de confiance :

  • [sc_sceaudeconfiance/] (pavé contenant le sceau du tiers de confiance)
    • alias: [Sceau/]
    • alias: [TrustSeal/]
  • [sc_client.societe/]
  • [sc_client.civilite/]
    • alias: [c_civ/]
  • [sc_client.nomcomplet/] (prénom nom)
  • [sc_client.prenom/]
  • [sc_client.nom/]
  • [sc_client.courriel/]
  • [sc_client.mobile/]
  • [sc_client.tel/]
  • [sc_client.adresse1/]
  • [sc_client.adresse2/]
  • [sc_client.cp/]
    • alias: [c_zip/]
  • [sc_client.ville/]
  • [sc_client.pays/]
  • [sc_client.datenaiss/]
  • [sc_client.lieunaiss/]
  • [sc_client.siret/] (SIRET)
  • [sc_client.fonction/]
  • [sc_client.codeauto/] (code client créé automatiquement par SELL&SIGN)
  • [sc_client.code/] (code client saisi dans la fiche client)
« 1 » à remplacer par le numéro du signataire concerné.

  • [sc_sign1.nomcomplet/] (prénom nom)
  • [sc_sign1.civilite/]
    • alias: [c_civ1/]
  • [sc_sign1.prenom/]
  • [sc_sign1.nom/]
  • [sc_sign1.adresse1/]
  • [sc_sign1.adresse2/]
  • [sc_sign1.cp/]
    • alias: [c_zip1/]
  • [sc_sign1.ville/]
  • [sc_sign1.pays/]
  • [sc_sign1.datenaiss/]
  • [sc_sign1.lieunaiss/]
  • [sc_sign1.fonction/]
  • [sc_sign1.courriel/]
  • [sc_sign1.mobile/]
  • [sc_sign1.tel/]
  • [sc_sign1.signature/] (pavé de signature)
    • alias: [Signature/]
    • alias: [Signature1/]
  • [sc_user.prenom/]
  • [sc_user.nom/]
  • [sc_user.fonction/]
  • [sc_user.societe/] (nom de l’organisation)
  • [sc_user.adresse/]
  • [sc_user.cp/] (code postal de l’organisation)
    • alias: [c_uzip/]
  • [sc_user.ville/]
  • [sc_user.pays/]
  • [sc_user.signature/] (pavé de signature de votre organisation)
    • alias: [SignatureFournisseur/]
    • alias: [Cachet/]
    • alias: [Tampon/]
    • alias: [Stampel/]
    • alias: [Contre-signature/]
    • alias: [CompanySignature/]
  • Nouveau : [sc_user.picture/] : votre photo de profil (modifiable dans les préférence dans le backoffice)
  • Nouveau : [sc_user.logo/] : le logo de votre configuration (configuré sur votre licence SELL&SIGN)
  • Nouveau : [sc_user.details.<champ personnalisé>/] : un champ personnalisé sur votre licence (à définir au moment du déploiement de votre environnement)
  • [sc_contrat.lieu/] (lieu de signature : par défaut la ville du client)
  • [sc_contrat.date/] (date de démarrage de la transaction)
  • [sc_sceaudeconfiance/] (pavé contenant le sceau du tiers de confiance)
    • alias: [Sceau/]
    • alias: [TrustSeal/]

Nouveau : Pour les contrats composés à partir de plusieurs fragments de PDF :

  • [sc_page/] : le numéro de la page courant après composition du PDF
    • alias: [sc_p/]
  • [sc_nbpages/] : le numéro total de pages après composition du PDF
    • alias: [sc_pc/]

Afin de vous donner plus de souplesse pour adapter vos documents, découvrez les deux autres possibilités de champs personnalisables : Les options et les zones.

Les Smartcodes à option pour personnaliser votre contrat :

Vous pouvez créer votre propre Smartcode en ajoutant vous-même des options personnalisables lors du glisser/déposer dans SELL&SIGN de la forme [OPTION/].
Par exemple, vous devez personnaliser la rémunération vous pouvez noter dans votre traitement de texte un Smartcode du type [Rémunération/].

Afin de maîtriser la mise en forme de votre modèle, vous pouvez créer des zones personnalisables dans votre Smartdoc

Dans votre Smartdoc :

Lorsque vous le chargez dans SELL&SIGN :

Le résultat dans votre contrat :

ex-sc-options-1

option-screen-2-1

option-screen-3

Créer des zones personnalisables dans votre Smartdoc :

Pour cela, il vous suffit d’ajouter une balise de zone que vous renommez selon votre convenance dans votre document de traitement de texte. [OPTION] et une balise de fin [/OPTION]. L’espace que vous laisserez entre ces deux balises correspond alors à la taille de votre zone.

Par exemple, vous décidez de personnaliser la mission de votre salarié dans son contrat de travail, vous pouvez noter :
[Mission] [/Mission]

Exemple de Smartdoc


Nous partons de votre document initial sur votre traitement de texte. Les champs surlignés en jaunes représentent les informations qui doivent être personnalisées à chaque nouveau contrat.

Transformons ce même document en Smartdoc en nous référant aux Smartcodes standards et en créant de nouvelles options.

Nous avons utilisé les alias afin de réduire la place occupée par les champs.

En gris vous retrouvez les Smartcodes standards,
en turquoise il s’agit de Smartcodes personnalisable et enfin
en vert vous créez une zone dans votre modèle de contrat.

Vous pouvez dès à présent enregistrer votre Smartdoc en PDF.

Éditons un nouveau contrat dans SELL&SIGN avec les informations suivantes pour la future salariée :

Mlle Séverine Risson-Dubois, née le 14/07/1991, habitant rue de la magie de demain, 13007 Marseille. Elle sera en CDD pour une durée de 24 mois au poste d’Assistante Marketing pour une rémunération de 1500€ (Mille cinq cents euros). Sa mission sera la suivante : « Assister le directeur Marketing pour le suivi de la gamme « MAGIEMAGIE » : Analyse des données chiffrées et reporting mensuel. »

Dans SELL&SIGN, je crée tout d’abord la fiche de ma future salariée puis je choisis la fonction « Faire signer un document PDF« . Glissez-Déposez le document.
Mes options à personnaliser apparaissent alors :

Après avoir compléter les informations dans SELL&SIGN, vous n’avez plus qu’à valider et votre contrat se complète automatiquement.

Vous pouvez également ajouter vous-même directement les pavés de signature à votre document en vous référant aux Smartdocs standards.

Testons le résultat de l’ajout des pavés de signature dans le Smartdoc une fois que le contrat est signé pour les deux parties :

Comme vous avez pu le constater, créer votre Smartdoc est un jeu d’enfant ! N’attendez plus pour gagner encore pus de temps, passez au Smartdoc avec SELL&SIGN !!!

Comment insérer des Smartcodes dans les contrats ?
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