Comment insérer des
Smartfields® ?


Les Smartfields® ou balises entre crochets vont vous permettre de créer des documents types et de récupérer la Data contenue. Vous vous demandez comment cela fonctionne ? Comment faire ? On vous explique en détail.



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Tuto vidéo : préparez vos documents avec les Smartfields®

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Pas envie de lire ? Notre experte vous explique comment fonctionnent l'insertion des Smartfields® dans vos documents en vidéo.





Comment créer un document type avec Smartfields® ?

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C'est très simple ! Il vous suffit d’écrire dans votre document des Smartfields® [Champ/], qui seront remplacées, par un champ à compléter, ou alors encadrer une zone entre une balise de début [Champ] et une balise de fin [/Champ], qui sera remplacée par un champ à compléter.

Remplacez simplement le terme « Champ » par le nom du champ que vous souhaitez insérer à cet endroit.

Pour créer votre document type vous avez la possibilité d'utiliser des Smartfields® standards ou optionnels :

Ils vous permettent de reprendre les informations standards de votre client ou même de votre société afin qu'ils soient complétés automatiquement lors du glisser/déposer de votre PDF dans l'application SELL&SIGN.

Les Smartfields® standards :


Information du client

  • Société
  • Nom
  • Prénom
  • Adresse 1
  • Code postal
  • Ville
  • Pavé signataire 1
  • Pavé de signature fournisseur
  • Sceau de confiance

En Smartfield

  • [sc_client.societe/]
  • [sc_client.nom/]
  • [sc_client.prenom/]
  • [sc_client.adresse1/]
  • [sc_client.cp/]
  • [sc_client.ville/]
  • [sc_sign1.signature/]
  • [sc_user.signature/]
  • [sc_sceaudeconfiance/]


Afin de vous donner plus de souplesse pour adapter vos documents, découvrez les deux autres possibilités de champs personnalisables.


Les Smartfields® optionnels ou zones :

Vous pouvez créer votre propre Smartfield® en ajoutant vous-même des options personnalisables lors du glisser/déposer dans <strong>SELL&SIGN</strong> de la forme <strong>[OPTION/]</strong>.


Par exemple, vous devez personnaliser la rémunération vous pouvez noter dans votre traitement de texte un Smartfield® du type [Rémunération/].

Afin de maîtriser la mise en forme de votre modèle, vous pouvez créer des zones personnalisables dans votre Smartdoc®


Dans votre Smartdoc :

Lorsque vous le chargez dans SELL&SIGN :

Le résultat dans votre contrat :

ex-sc-options-1

option-screen-2-1

option-screen-3


Comment créer des zones personnalisables dans votre document type (ou Smartdoc®) ?

Pour cela, il vous suffit d'ajouter une balise de zone que vous renommez selon votre convenance dans votre document de traitement de texte. [OPTION] et une balise de fin [/OPTION].

L'espace que vous laisserez entre ces deux balises correspond alors à la taille de votre zone. Par exemple, vous décidez de personnaliser la mission de votre salarié dans son contrat de travail, vous pouvez noter : [Mission] [/Mission]



Cas pratique Smartfields®

pink line SELL&SIGN

Nous partons de votre document initial sur votre traitement de texte. Les champs surlignés en jaunes représentent les informations qui doivent être personnalisées à chaque nouveau document.


Screen1 985

Transformons ce même document en Smartdoc® en nous référant aux Smartfields® standards et en créant de nouvelles options.


screen2 985

Nous avons utilisé les alias afin de réduire la place occupée par les champs.

En gris vous retrouvez les Smartfields® standards, en turquoise il s'agit de Smartfields® optionnels et enfin en vert vous créez une zone dans votre modèle de contrat.

Vous pouvez dès à présent enregistrer votre Smartdoc® en PDF.

Éditons un nouveau contrat dans SELL&SIGN avec les informations suivantes pour la future salariée :

Mlle Séverine Risson-Dubois, née le 14/07/1991, habitant rue de la magie de demain, 13007 Marseille. Elle sera en CDD pour une durée de 24 mois au poste d'Assistante Marketing pour une rémunération de 1500€ (Mille cinq cents euros). Sa mission sera la suivante : "Assister le directeur Marketing pour le suivi de la gamme "MAGIEMAGIE" : Analyse des données chiffrées et reporting mensuel."

Dans SELL&SIGN, je crée tout d'abord la fiche de ma future salariée puis je choisis la fonction "Faire signer un document PDF" . Je n'ai qu'à glisser/déposer le document type.

Mes Smartfields® à compléter apparaissent alors :


informations smartfields à compléter

Après avoir complété les informations dans SELL&SIGN, vous n’avez plus qu’à valider et votre contrat se complète automatiquement.


screen4 985

Vous pouvez également ajouter vous-même directement les pavés de signature à votre document en vous référant aux Smartfields® standards.


screen5 985

Testons le résultat de l’ajout des pavés de signature dans le Smartdoc® une fois que le contrat est signé pour les deux parties :


vue CDI avec Smartfields

Comme vous avez pu le constater, ajouter des Smartfields® dans vos documents est un jeu d'enfant et vous permettra de gagner un temps considérable !
Alors à votre tour de créer vos Smartdocs® !



Les questions fréquentes et bonnes pratiques
pink line sell&sign

Que faire si mes Smartfields® ne sont pas remplacés ?

Dans de rares cas, il arrive que les Smartfields® ne soient pas détectés. Vérifiez d'abord qu'ils soient bien formatés (soit autofermant : [field/] soit ouvert et fermé : [field] [/field]).

Si c'est le cas, essayez de modifier la police de caractères utilisée. Nous recommandons l'utilisation de la police Helvetica, qui est standardisée dans les PDF.

Que faire si mes Smartfields® dépassent après avoir été remplacés ?

Il peut arriver que la fin du Smartfield® (par exemple "/]") dépasse à droite une fois le smartfield® remplacé. Cela est dû à une mauvaise détection de la longueur du Smartfield® par SELL&SIGN. Pour éviter cela, ne formatez pas le texte contenant les Smartfields® en "justifié", mais en "aligné à gauche".

À quel endroit retrouver la data contenue dans mes Smartdocs® ?

Lorsque vous faites signer un documents type avec Smartfields® intégrés (un Smartdoc®) vous pouvez retrouver les informations renseignées directement dans le backoffice de la solution. Vous pouvez exporter ces données au format .csv d'un simple clic !

1. Sélectionnez le(s) contrat(s) concerné(s)

2. Cliquez sur le bouton "Export CSV"


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Les exemples de documents types avec Smartfields® intégrés
pink line SELL&SIGN

Nous avons décidé de vous mettre à disposition Trois modèles de documents types avec Smartfields® intégrés.


Modèle de Smartdoc® document d'informations pré-contractuelles (ou DIP) :


Modèle de Smartdoc® mandat de vente exclusif pour l'immobilier :


Modèle de Smartdoc® contrat de travail en CDI :


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En cas de besoin, vous pouvez toujours consulter le Centre d'aide de SELL&SIGN ou bien ouvrir un ticket auprès de l’équipe Support. Elle est à votre disposition pour vous aider et répondre à toutes vos questions.


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