Comment faire une signature électronique légale dans un document ?

Vous avez établi un contrat et vous souhaitez y insérer des champs de signature électronique juridiquement valable afin de pouvoir faire de la signature électronique ?

Grâce à ce Tutoriel, vous pourrez insérer vos champs de signature électronique vous même et l’envoyer à vos clients pour leur faire signer, en toute simplicité !

Votre Guide

ÉTAPE 1
Rédigez votre contrat

Pour commencer, créez ou ouvrez votre modèle de contrat existant dans votre traitement de texte (Word par exemple), et complétez les éléments de votre contrat-type.

Une fois votre document finalisé, il ne vous reste qu’à insérer des pavés de signature électronique en bas de ce dernier. Pour cela, il vous suffit d’ajouter directement dans votre document les codes suivants :

  • [Signature/] :  à l’endroit où vous souhaitez créer et faire apparaître un pavé de signature électronique pour votre client ou signataire,
  • [SignatureFournisseur/] : pour faire apparaître le pavé de signature de votre société quand vous contre-signerez le contrat. 
  • [Sceau/] : si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter un pavé de signature pour faire apparaître le Sceau du Tiers de Confiance de signature électronique en ajoutant le champ [Sceau/]. Cela permettra d’attester de la valeur juridique des signatures électroniques.

Laissez un peu de place en bas et à droite de ces Smartfields pour que le pavé puisse être inséré. Si besoin, vous pouvez aussi maîtriser la taille de ces pavés, en les refermant (mode d’emploi ici).


ÉTAPE 2
Enregistrez votre contrat au format PDF

Une fois que vous avez renseigné les éléments de votre contrat et ajouté les pavés de signature à la fin de votre document, sauvegardez-le au format PDF.

Exemples à télécharger :

Voici à titre d’exemple deux modèles de documents à télécharger prêts pour la signature électronique :

Modèle de mandat de vente exclusif pour l’immobilier :
Modèle de contrat de travail en CDI :

ÉTAPE 3
Envoyez votre contrat pour faire une signature électronique à distance

Pour initier la création de la signature électronique et envoyer le contrat pour signature, connectez-vous à SELL&SIGN.

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Vous pouvez à présent vous rendre sur votre accès SELL&SIGN. Dans un premier temps, créez ou choisissez votre client signataire du contrat.


Choisissez ensuite la fonction « Faire signer un document PDF » sur l’application.

signer à distance


ÉTAPE 4
Chargez le document PDF à faire signer électroniquement

Glissez et déposez votre document au format PDF dans l’application. Il s’affiche et les pavés de signature électronique sont insérés là où vous les avez positionnés. Vous pouvez désormais envoyer le document à votre client pour lui permettre de créer et d’y apposer sa signature électronique.

Avant d’envoyer votre document pour signature, vous avez la possibilité de lui ajouter des annexes, qui seront également intégrées au dossier de preuve juridique.

Vos clients ou signataires recevront un mail leur permettant de relire et de signer votre contrat et les annexes. Comment faire leur signature électronique ? Il leur suffira de saisir un code secret reçu sur leur mobile par SMS, et leur signature numérique sera créée et insérée aux endroits que vous avez prévus dans le document.


ÉTAPE 5
Votre contrat revient avec les signatures électroniques juridiquement valables !

Lorsque le ou les signataires que vous avez désignés auront signé, vous pourrez valider le contrat dans votre backoffice pour finaliser la transaction. Le document sera alors contre-signé avec votre signature électronique, et les champs de signature électronique contiendront les certificats numériques correspondant aux signataires, et seront valables juridiquement ! Le contrat sera également horodaté, scellé et mis en archivage légal.

Insérer des champs de signature électronique dans un document .DOC Word
Quelle valeur juridique ?

Livre Blanc_Signature Electronique EIDAS RGPDLa loi donne à la signature électronique, si elle est faite dans les règles, la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Vous vous interrogez sur le cadre juridique de la signature électronique ? Sur ses usages courants ou sur les technologies mises en oeuvre ?

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  3. Lorsque le signataire ajoute une signature visible au document, une signature numerique est ajoutee en meme temps pour authentifier l’identite. Une fois le document signe numeriquement, il passe en lecture seule pour empecher toute modification.

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