Tutoriel : intégrer SELL&SIGN avec le système d’information

Au-delà de la signature électronique certifiée, le coeur de SELL&SIGN c’est avant tout la data. Si le contrat est important pour sa force juridique, la donnée qu’il renferme est la véritable clé des gains de temps et des automatisations permis par la digitalisation de l’activité contractuelle.

Dans ce tutoriel, nous expliquons les possibilités en la matière, pour permettre aux lecteurs de toutes compétences techniques de comprendre en planifier les possibilités en matière d’intégration de la signature électronique dans le SI.

Panorama des données

En amont de la signature comme en aval, il est étonnant de constater combien les contrats manipulent de données vitales pour le business. Faisons un tour d’horizon des données importantes gérées par SELL&SIGN.

digitalisation et signature électronique data

Les contrats certifiés, leurs annexes et les dossiers de preuve juridiques sont essentiels pour prouver la valeur juridique des contrats signés (voir notre tutoriel sur la valeur juridique de la signature électronique). Toutefois, en dehors d’un litige, il n’ont pas de valeur ajoutée immédiate pour la prise en compte opérationnelle du contrat. C’est pourquoi les données contenues dans les contrats doivent être l’objet de toute votre attention. Il convient de les isoler dès la construction du contrat pour éviter de devoir les extraire a posteriori une fois qu’elles sont enfermées dans les contrats.

La nature de ces données est très liée à l’activité concernée par le contrat, et peut se décomposer en deux catégories :

  • Les données concernant les signataires, personnes physiques ou personnes morales

    Elles sont souvent gérées dans un outil métier (type CRM) et peuvent facilement être automatiquement intégrées avec SELL&SIGN. Ces données doivent faire l’objet d’une attention particulière car elles sont soumises à des règlementations très strictes (GDPR) lorsqu’elles concernent des personnes physiques.

  • Les données métier contenues dans les contrats

    Souvent négligées, elles sont pourtant les plus importantes pour accélérer et automatiser les processus opérationnels liés aux contrats et autres documents signés.  Elles sont parfois générées en amont du contrat par un outil métier, complétées par ou avec le signataire au moment de la signature, puis gérées en aval par un ou plusieurs outils métier (facturation par exemple). Il est donc utile de les isoler avant l’éditique du contrat, de les conserver avec le contrat, et de les connecter avec ces éléments du SI.

Processus type d’intégration


Processus signature électronique

Boîte à outils d’intégration SI SELL&SIGN

Légende

Rouge : manuel ou semi-automatique

Bleu : automatique sans développement

Vert : via les API SELL&SIGN

Mise à disposition du document à faire signer dans SELL&SIGN


Glisser-déposer

Le document à faire signer peut être produit au format PDF avec n’importe quel outil puis glissé et déposé dans SELL&SIGN par l’utilisateur. S’il comporte des Smartfields, ceux-ci seront automatiquement détectés et gérés.

Ouverture contextuelle

Sur les applications mobiles ou l’application SELL&SIGN pour Windows, le document PDF peut directement être ouvert avec SELL&SIGN via la fonction « envoyer vers ». Cela peut se faire même en mode déconnecté.

Modèle intégré

Vos modèles de contrat ainsi que le parcours de signature permettant de les présenter, de les compléter et de les faire signer peuvent être intégrés dans SELL&SIGN par nos soins, pour industrialiser la digitalisation de votre activité.

Par exécutable

Via un exécutable Windows fourni (bridge), vous pouvez charger un document PDF et les données signataires ou contrats directement à partir d’un fichier JSON de description, sans développement API.

Push par API

Le ou les PDF à faire signer peuvent être envoyés par un système tiers via un appel de l’API SELL&SIGN, en ligne comme en mode app-to-app sur mobile. Ils peuvent être accompagnés des données des signataires. Ils peuvent également comporter des Smartfields, et certaines données peuvent être transmises par API également, ou collectées lors de la signature.

Intégration des données des signataires vers SELL&SIGN


Import de fichier

Les données signataires peuvent être importées sur demande à partir d’un fichier tabulaire (CSV) manuellement ou automatiquement à intervalles réguliers. Le fichier d’import peut être automatiquement récupéré depuis un serveur web ou FTP.

Push par URL

Elles peuvent aussi être transmises lorsque l’on clique sur un lien ou un bouton dans un autre outil, via des paramètres d’URL. Exemple.

Pull par fiche client

Si l’outil métier qui contient les données signataires permet de les récupérer par une API, nous pouvons intégrer un helper sur la fiche client SELL&SIGN pour les récupérer automatiquement. Exemple.

Push par API

Les données signataires peuvent être envoyées par le système tiers via un appel de l’API SELL&SIGN.

Récupération des contrats, annexes et données depuis SELL&SIGN


Téléchargement

Les documents signés et les annexes peuvent être téléchargés directement depuis le backoffice SELL&SIGN pour chaque contrat. Les données, quant à elles, peuvent être téléchargées pour un ensemble de contrats au format CSV d’un simple clic depuis le backoffice.

Callback serveur

Si votre SI dispose d’un point d’entrée permettant de transmettre les documents et/ou les données, SELL&SIGN peut automatiquement remonter ces informations dès la signature d’un contrat, après intégration d’un script de callback serveur par nos soins.

Pull par API

Les documents et les données de tous les contrats peuvent être récupérées par votre système d’information via l’API SELL&SIGN.

Scénarios courants


Intégration CRM

Voulez-vous ajouter un bouton pour pouvoir faire signer un document à un prospect ou client présent dans votre CRM ?

Possible sans code

Avec les paramètres d'URL, vous pouvez configurer un lien personnalisé qui pré-remplit la fiche client SELL&SIGN, si votre CRM le permet.

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Envoi groupé

Voulez-vous envoyer un document à faire signer à un ensemble de signataires d'un fichier Excel ou CSV ?

Possible sans code

Avec la fonction Campagne de publisignature, envoyez des documents pour signature à 10, 100 ou 1000 signataires à partir d'un fichier CSV.

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Connecteur SE

Voulez-vous réaliser un connecteur pour ajouter la signature électronique à un logiciel métier ?

Avec l'API

Avec l'API SELL&SIGN, envoyez un document et les données des signataires en un seul appel, et récupérez le résultat une fois signé.

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